L’intelligence artificielle au service des communes romandes
Procès-verbaux de séance, questions répétitives au guichet, agents qui utilisent déjà ChatGPT sans cadre : les mêmes trois sujets reviennent dans chaque administration que nous accompagnons. Voici comment nous les traitons, et qui l’a déjà fait.
Le constat
Ce qui coûte du temps dans une administration communale
Ce ne sont pas des problèmes de technologie. Ce sont des tâches que personne n’a le temps de faire deux fois, et qui reviennent toutes les semaines.
Le procès-verbal qu’on écrit le soir
Séance de municipalité, commission thématique, conseil général : le greffe reprend l’enregistrement ou ses notes et rédige. Le document part d’autant plus tard que la période est chargée, et c’est précisément quand les administrés l’attendent.
Les mêmes questions, toute l’année
Horaires du contrôle des habitants, démarches de déménagement, taxe au sac, autorisations de construire. Le guichet et la boîte générale répondent chaque semaine aux mêmes demandes, aux heures d’ouverture seulement.
L’IA déjà présente, sans cadre
Vos collaborateurs utilisent des outils génératifs, que vous le sachiez ou non. La question n’est plus de les autoriser, mais de dire ce qui peut y être déposé, et ce qui relève du secret de fonction et des données des administrés.
Une exigence de conformité qui ne se négocie pas
Une commune ne peut pas envoyer l’enregistrement d’une séance exécutive sur un serveur dont elle ignore la localisation. C’est la première question posée, et souvent celle qui arrête un projet ailleurs.
Concrètement
Ce que l’IA fait dans une administration communale
Rien à remplacer, rien à réapprendre. On part des outils que le greffe et le guichet ouvrent déjà chaque matin, et on leur retire quatre tâches qui reviennent toutes les semaines.
- Microsoft Teams
- Outlook
- Google Meet
- SharePoint
- Zoom
- Gmail
- Google Drive
- Word
- Dropbox
- Google Sheets
- Excel
- Slack
Et votre logiciel de gestion communale
Vos séances deviennent des procès-verbaux, à relire plutôt qu’à écrire. Vos pièces reçues deviennent des données saisies, sans que personne les retape. Vos questions deviennent des réponses sourcées, règlement à l’appui. Vos modèles deviennent des documents remplis, prêts à relire et à signer.
Une municipalité, une commission thématique, un conseil général.Une facture, un devis, une demande d’autorisation, un courrier scanné.Un règlement communal, une procédure, une décision prise il y a trois ans.Un préavis, une réponse au guichet, un rapport de commission.
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01
Transcrit l’enregistrement et distingue les intervenants
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02
Sépare les points de l’ordre du jour et les décisions
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03
Rédige dans votre gabarit, avec vos en-têtes et votre logo
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01
Lit la pièce, même scannée ou photographiée de travers
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02
En extrait l’émetteur, les montants, les dates, les références
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03
Crée la ligne dans votre logiciel et classe le fichier
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01
Cherche dans vos propres documents, jamais sur internet
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02
Répond en citant l’article ou le passage exact
-
03
Renvoie au fichier d’origine, pas à un résumé
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01
Reprend votre modèle plutôt qu’une page blanche
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02
Le remplit avec les données du dossier
-
03
Signale ce qui manque au lieu de l’inventer
Nos réponses
Trois façons d’avancer, selon ce qui vous bloque
La plupart des collectivités que nous accompagnons commencent par une seule d’entre elles. L’audit sert justement à savoir laquelle.
Ouvrir un guichet qui répond en dehors des heures
Un assistant branché sur vos règlements, vos formulaires et vos pages existantes répond aux demandes courantes des habitants, à toute heure, et transmet le reste à la bonne personne. Nous le construisons avec vous quand aucun produit du marché ne convient.
- Il répond à partir de VOS documents, pas d’un savoir général
- Moins d’appels et de courriels sur les questions récurrentes
- Hébergé en Suisse, sans transmission à des tiers
- Nous installons et nous restons jusqu’à ce que le guichet tourne sans nous
Voir l’accompagnement
Automatiser les procès-verbaux
Vous enregistrez la séance, vous déposez le fichier, vous récupérez un procès-verbal structuré dans votre propre gabarit Word. Le secrétaire relit et valide au lieu de rédiger : le document existe dès la fin de la séance.
- Votre gabarit, vos en-têtes, votre logo : le document sort prêt à valider
- Ordre du jour, liste de présence et annexes intégrés au document
- Séances de municipalité, commissions, conseil général : le même outil, un modèle par type de séance
- Enregistrements et documents hébergés en Suisse, conformes nLPD et RGPD
Découvrir Notezilla
Donner un cadre à vos agents
Une demi-journée ou une journée sur vos cas réels : ce qu’on peut demander à ces outils, ce qu’on ne doit jamais y déposer, et comment rédiger une demande qui donne un résultat utilisable. Pas de théorie.
- Travail sur vos propres documents et vos propres situations
- Une règle claire et écrite sur les données des administrés
- Un socle commun : tout le monde repart avec le même cadre
- Formats adaptés à un exécutif comme à une équipe de guichet
Voir la formation
Ils l’ont fait
Six collectivités romandes l’ont déjà fait
Communes vaudoises, neuchâteloises et bernoises, région valaisanne, police régionale : des organisations comparables à la vôtre, et ce qu’elles ont mis en place.
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Nous connaissons vos séances de l’intérieur
Notre cofondateur a siégé à l’exécutif communal du Landeron et au Grand Conseil du canton de Neuchâtel. Quand nous parlons de préavis, de dicastère, de conseil général ou de délai de procès-verbal, ce n’est pas du vocabulaire appris pour l’occasion.
« Comment on justifie ce choix devant l’exécutif ? »
C’est la question qui décide, et elle se prépare. Le niveau d’hébergement se tranche avec vous au début du projet, document par document, et il est écrit dans la proposition : vous ne partez pas en séance avec une intention, vous y allez avec une ligne. Les enregistrements de séance, les documents produits et les données traitées restent sur des serveurs suisses, sans transmission à des tiers. Ce que vous pouvez affirmer devant votre exécutif est donc vérifiable : où vivent les fichiers, qui y accède, et ce qui n’y est jamais déposé. Le tableau des trois niveaux existe pour être transmis tel quel, à un secrétaire général comme à une commission.
Voir les trois niveaux d’hébergementLes administrations communales romandes partagent une contrainte que les entreprises ne connaissent pas : elles doivent produire des documents qui font foi, dans des délais fixés par un règlement, avec des équipes qui n’ont pas été recrutées pour ça. Le secrétaire municipal n’est pas un rédacteur professionnel ; il est le point de passage de tout ce qui se décide.
C’est pourquoi nous ne commençons jamais par un outil. Nous regardons d’abord ce qui occupe réellement les heures, et ce n’est pas toujours ce que l’on croit. Dans une commune, c’est le procès-verbal ; dans une autre, ce sont les mêmes trente questions qui reviennent au guichet ; dans une troisième, c’est l’absence de règle claire sur ce que les collaborateurs peuvent confier à un outil génératif.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Faut-il un équipement particulier pour enregistrer nos séances ?
Non. Un dictaphone, un smartphone ou votre outil de visioconférence suffisent. Pour une grande salle, des micros directionnels améliorent nettement le résultat : c’est la seule dépense matérielle qui revient régulièrement, et elle est modeste.
Le procès-verbal sort-il dans notre modèle officiel ?
Oui. Vous fournissez votre gabarit Word existant, avec vos styles, vos en-têtes et votre logo, et le document est généré directement dedans. Un modèle différent par type de séance est possible : municipalité, commission, conseil général.
Est-ce que le document est utilisable tel quel, sans relecture ?
Non, et ce n’est pas le but. Le secrétaire relit, ajuste et valide : c’est lui qui engage la collectivité. Ce qui change, c’est qu’il ne part plus d’une page blanche mais d’un document déjà structuré.
Nous n’avons pas de service informatique. Est-ce un obstacle ?
Non. C’est même le cas le plus fréquent parmi les collectivités que nous accompagnons. Nous installons, nous calons les modèles avec la personne qui rédige les PV, et nous restons joignables ensuite. Aucune compétence technique n’est requise côté commune.
Par quoi commencer si tout nous paraît prioritaire ?
Par une rencontre gratuite d’une trentaine de minutes. Nous regardons ce qui vous prend réellement du temps, et nous vous disons ce qui mérite d’être automatisé, y compris quand la réponse est « rien pour l’instant ».
Vous n’êtes pas dans ce cas ?
Parlons de votre collectivité
Une rencontre gratuite, sans engagement, pour regarder ce qui vous fait perdre du temps. Nous vous répondons sous 24 à 48 h.