Des séances exécutives retranscrites avec rigueur à Avenches

Le contexte

La Commune d’Avenches, en Suisse romande, tient régulièrement des séances exécutives où se traitent des sujets sensibles, complexes et stratégiques. La rédaction manuelle des procès-verbaux représentait une charge importante : écoute, prise de notes, structuration, relecture, validation. Un processus à forte intensité administrative, difficile à faire évoluer au rythme des séances. Pour gagner en efficacité sans transiger sur la confidentialité ni la conformité légale, la Commune a choisi Notezilla, la solution suisse de retranscription automatique et de génération de procès-verbaux développée par Innovatim.

Ce que nous avons mis en place

Le déploiement de Notezilla à Avenches s’est structuré autour de trois axes :

1. Installation technique sur site : un dictaphone et deux micros directionnels assurent une captation claire, même en cas de discussions croisées. L’enregistrement reste simple et discret, sans perturber le déroulement des séances.
2. Transcription automatisée et sécurisée : les fichiers audio sont déposés dans Notezilla, qui produit une transcription fidèle avec reconnaissance des locuteurs et segmentation des échanges selon les points de l’ordre du jour, puis met en forme le procès-verbal selon la charte documentaire de la commune.
3. Hébergement et conformité : les données sont traitées 100 % en Suisse, dans le respect de la nLPD et du RGPD, avec accès restreint et chiffrement des enregistrements comme des documents générés.

Les résultats

Le temps de rédaction des procès-verbaux exécutifs a nettement diminué, tandis que la fidélité de la transcription des propos tenus s’est renforcée. La mise en forme est désormais standardisée, avec un rendu conforme aux exigences administratives locales. La confidentialité reste garantie grâce à l’hébergement exclusivement suisse. Et le processus, fiable et reproductible d’une séance à l’autre, a été adopté de manière fluide par les équipes communales.

Votre commune souhaite automatiser ses procès-verbaux ? Découvrez ce que nous faisons pour les communes et les collectivités, ou consultez l’étude de cas Hubert-Etter, sur l’automatisation des PV de conseils d’administration.