L’intelligence artificielle pour les régies et les gérances
La saison des assemblées générales concentre en quelques mois ce qui devrait s’étaler sur l’année. Les procès-verbaux s’accumulent, les copropriétaires attendent, et la rédaction retombe toujours sur les mêmes personnes. Voici ce qu’on peut y changer.
Le constat
Ce qui se joue pendant la saison des AG
Le problème d’une régie n’est pas le volume : c’est sa concentration. Ce qui tiendrait sur douze mois arrive sur trois.
La rédaction s’empile
Les assemblées générales se pressent sur quelques mois. Chaque PV demande de reprendre l’enregistrement ou les notes, de retrouver qui a voté quoi, et de mettre en forme : pendant que la suivante se tient déjà.
Le PV dépend de qui était dans la salle
Seul le gestionnaire présent peut rédiger. S’il est absent, malade ou parti, le dossier attend. La connaissance de la séance ne se transmet pas, elle reste dans une tête et dans un enregistrement.
Deux gestionnaires, deux documents
Une même nature d’assemblée produit des PV de forme différente selon qui les rédige. Rien de faux, mais une hétérogénéité que les copropriétaires remarquent et que la régie assume mal.
Des décisions qui doivent être traçables
Un PV d’AG de PPE n’est pas un compte rendu de réunion : il fixe des décisions opposables, des budgets et des mandats. Ce qui s’y perd se paie à l’assemblée suivante.
Concrètement
Ce que l’IA fait dans une régie
Rien à remplacer, rien à réapprendre. On part des outils que vos gestionnaires ouvrent déjà chaque matin, et on leur retire quatre tâches qui reviennent à chaque saison.
- Microsoft Teams
- Outlook
- Google Meet
- SharePoint
- Zoom
- Gmail
- Google Drive
- Word
- Dropbox
- Google Sheets
- Excel
- Slack
Et votre logiciel de gérance
Vos assemblées deviennent des procès-verbaux, à relire plutôt qu’à écrire. Vos pièces reçues deviennent des données saisies, sans que personne les retape. Vos questions deviennent des réponses sourcées, décision d’AG à l’appui. Vos modèles deviennent des documents remplis, prêts à relire et à signer.
Une AG de PPE, un comité, une séance de gérance, une visite d’immeuble.Une facture d’entreprise, un décompte de charges, un contrat de bail.Un règlement de PPE, un vote de l’an dernier, un ancien procès-verbal.Une convocation, un ordre du jour, un courrier de relance, un décompte.
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01
Transcrit l’enregistrement et distingue les intervenants
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02
Reprend les décisions et les votes dans l’ordre du jour
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03
Rédige dans votre gabarit, quel que soit le gestionnaire
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01
Lit le document, même scanné ou photographié
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02
En extrait l’émetteur, les montants, les dates, l’immeuble
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03
Crée la ligne dans votre logiciel de gérance et classe le fichier
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01
Cherche dans vos propres dossiers, jamais sur internet
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02
Répond en citant la décision et sa date
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03
Renvoie au procès-verbal d’origine, pas à un résumé
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01
Reprend votre modèle plutôt qu’une page blanche
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02
Le remplit avec les données du dossier et de l’immeuble
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03
Signale ce qui manque au lieu de l’inventer
Nos réponses
Trois façons d’avancer
La plupart des régies commencent par les procès-verbaux : c’est le point de douleur le plus net. La suite se décide ensuite.
Regarder le reste de la chaîne
Le PV est visible, mais il n’est pas seul. Ressaisie d’un logiciel de gérance vers un tableur, courriers types, réponses aux mêmes demandes de copropriétaires : nous regardons où passent réellement les heures, puis nous installons ce qui manque.
- Une revue de vos processus avant toute proposition d’outil
- Priorisation par ce qui revient le plus souvent, pas par ce qui brille
- Construction de l’outil quand aucun produit du marché ne fait le travail
- Mise en place avec vos équipes, pas à côté d’elles
Voir l’accompagnement
Automatiser les PV d’assemblée
Vous enregistrez l’assemblée, vous déposez le fichier avec l’ordre du jour et la liste de présence, vous récupérez un procès-verbal structuré dans votre gabarit. Le gestionnaire relit et corrige plutôt qu’il ne rédige.
- Assemblées générales de PPE, séances de comité, réunions de gérance
- Votre modèle Word, avec vos styles et votre en-tête
- Ordre du jour et annexes intégrés au document
- Enregistrements et documents hébergés en Suisse, conformes nLPD et RGPD
Découvrir Notezilla
Rendre vos équipes autonomes
Une session courte sur vos cas réels : rédiger un courrier de relance, résumer un dossier, préparer une AG. Ce que ces outils font bien, ce qu’ils font mal, et ce qu’on n’y met jamais : noms de copropriétaires compris.
- Travail sur vos propres documents
- Une règle écrite sur les données des copropriétaires et des locataires
- Un vocabulaire commun entre gérance, comptabilité et direction
- Formats d’une demi-journée à une journée
Voir la formation
Ils l’ont fait
Trois régies romandes l’ont déjà fait
Gérance de copropriétés, agence immobilière, régie : des maisons de taille comparable à la vôtre, et ce qu’elles ont mis en place.
Assumob
Des procès-verbaux PPE générés en un clic
Assumob standardise et automatise ses PV de PPE avec Notezilla, 100 % conformes et professionnels.
Lire l’étude
Régie Châtel SA
Des PV de copropriété automatisés
Régie Châtel SA optimise la gestion de ses assemblées PPE grâce à Notezilla.
Lire l’étude
Bobst Immobilier
Huit collaborateurs, un même outil et les mêmes modèles
Chez Bobst Immobilier, Notezilla est utilisé par huit collaborateurs, avec des modèles communs et une pratique homogène.
Lire l’étude
« Le procès-verbal engage la régie. Qui garde la main ? »
Vous, et à chaque assemblée. Le gestionnaire relit, corrige et valide, c’est lui qui engage la régie, et cela ne change pas. Ce qui change, c’est son point de départ : au lieu d’écrire un procès-verbal à partir d’un enregistrement de trois heures, il corrige un document déjà structuré, où les décisions et les votes sont repris dans l’ordre de l’ordre du jour. Le travail de rédaction devient un travail de relecture, et une relecture se transmet, là où une rédaction reste attachée à la personne qui était dans la salle. C’est ce qui permet à huit collaborateurs de travailler sur les mêmes modèles chez Bobst Immobilier, avec des procès-verbaux qui se ressemblent d’un gestionnaire à l’autre.
Voir les trois niveaux d’hébergementUne régie ne manque pas d’outils. Elle a un logiciel de gérance, une comptabilité, un serveur de documents et souvent un extranet pour les copropriétaires. Ce qui lui manque, c’est le liant entre les deux bouts : la parole prononcée en assemblée d’un côté, le document qui fait foi de l’autre.
C’est pourquoi nous commençons par regarder ce qui se passe entre les deux, plutôt que par proposer un logiciel de plus. Dans une maison, tout se joue sur le procès-verbal ; dans une autre, la vraie perte de temps est une ressaisie invisible entre deux outils que personne n’a jamais mesurée.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Combien de temps faut-il pour obtenir le PV après l’assemblée ?
Le document est disponible peu après le dépôt de l’enregistrement : comptez une vingtaine de minutes pour une assemblée d’une heure, davantage pour une séance longue. Il reste ensuite à le relire et à le valider, ce qui est le vrai travail du gestionnaire.
Que faut-il pour que l’enregistrement soit exploitable ?
Un appareil posé au centre de la table suffit dans la plupart des salles. Dans une grande salle, ou quand les participants sont nombreux, quelques micros directionnels ou deux appareils placés aux deux bouts changent nettement le résultat. Nous vous disons ce qui convient chez vous après la première assemblée.
Nos PV suivent un modèle précis, imposé par nos statuts. C’est compatible ?
Oui. Vous fournissez votre gabarit Word et le document est généré dedans. Si vous avez plusieurs modèles selon le type de séance, chacun peut être calé séparément.
Que deviennent les enregistrements après traitement ?
Ils restent sur des serveurs suisses, sous votre contrôle, et vous décidez de leur conservation. Aucune donnée n’est transmise à des tiers ni utilisée pour entraîner quoi que ce soit.
Nous n’avons que quelques assemblées par an. Est-ce que ça vaut la peine ?
C’est exactement la question à poser avant de s’engager, et c’est celle que règle la première rencontre. Sur un très petit volume, la réponse est parfois non, et nous le disons.
Vous n’êtes pas dans ce cas ?
Parlons de votre régie
Une rencontre gratuite, sans engagement, avant la prochaine saison d’assemblées. Nous vous répondons sous 24 à 48 h.