Huit collaborateurs, un même outil et les mêmes modèles

Le contexte

Bobst Immobilier utilise Notezilla pour la rédaction de ses procès-verbaux. Ce qui distingue ce dossier n’est pas le métier, c’est le nombre : huit collaborateurs travaillent sur le même compte.

La différence entre un utilisateur et huit n’est pas une différence de volume, c’est une différence de nature. Un utilisateur seul peut se contenter d’un modèle approximatif : il sait comment le corriger, il le fait toujours de la même façon, et personne d’autre n’a besoin de comprendre sa méthode. Dès que plusieurs personnes produisent les mêmes documents, la question devient celle de l’homogénéité : un procès-verbal ne doit pas se reconnaître à qui l’a rédigé.

Ce que nous avons mis en place

Le déploiement a suivi notre méthode, avec une attention particulière portée à tout ce qui est partagé.

1. Une référence commune plutôt que des modèles parallèles : recensement des formats de procès-verbal en usage dans l’entreprise, y compris leurs variantes, pour arrêter ce qui devient le modèle de référence.
2. La charte, intégrée une fois pour toute l’équipe : en-têtes, mise en page, styles et numérotation de la maison, paramétrés dans le compte plutôt que recopiés par chacun.
3. Un modèle par type de séance : chacun structuré en décisions, tâches et responsabilités. Les modèles vivent dans le compte, pas sur le poste de chacun : quand l’un d’eux évolue, il évolue pour tout le monde.
4. Des prises de parole attribuées : la transcription distingue les intervenants, quel que soit le collaborateur qui a mené la séance.
5. Un hébergement suisse pour l’ensemble du compte : enregistrements et documents traités et stockés en Suisse, dans le respect de la nLPD et du RGPD.

L’accompagnement à la prise en main a été pensé pour un groupe, pas pour une personne : montrer le même geste à tout le monde, s’entendre sur les conventions de nommage et de classement, et faire en sorte qu’un collaborateur qui rejoint l’équipe trouve un outil déjà paramétré plutôt qu’une méthode à réinventer.

Les résultats

Les procès-verbaux ne sont plus rédigés à la main, et ils sortent tous dans le même gabarit, celui de la maison, pas celui d’un logiciel. La pratique est homogène d’un collaborateur à l’autre : même structure, mêmes rubriques, même rendu, indépendamment de qui tenait la séance.

Le fait que huit personnes utilisent l’outil est en soi le résultat le plus parlant. Un déploiement d’équipe ne tient que si l’outil sert autant au huitième utilisateur qu’au premier, et c’est ce qui rend ce dossier intéressant : Notezilla n’y est pas l’affaire d’une seule personne.

Vous voulez équiper une équipe entière, pas un poste isolé ? Découvrez Notezilla, ou voyez comment Lauper SA automatise les procès-verbaux de ses réunions de chantier.