Audit IA et accompagnement à l’automatisation
Nous commençons par regarder comment vous travaillez, pour identifier ce qui mérite vraiment d’être automatisé. Puis nous mettons ces automatisations en place avec vos équipes, dans vos outils, et quand aucun produit du marché ne fait le travail, nous construisons celui qui manque. Jusqu’à ce que tout tourne sans nous.
Avant d’investir dans un outil, encore faut-il savoir où l’automatisation rapportera vraiment. Une fois qu’on le sait, encore faut-il que quelqu’un le mette en place. Et quand rien sur le marché ne fait le travail, encore faut-il le construire. Cette offre fait les trois, et dans cet ordre, ce qui n’est pas un détail : c’est ce qui évite de développer un outil dont personne n’avait besoin.
L’audit : savoir quoi automatiser
Nous passons vos processus au crible, nous chiffrons le temps perdu et nous hiérarchisons les chantiers : du gain rapide réalisable ce trimestre au projet structurant. Notre position est celle d’un artisan local plutôt que d’un cabinet théorique : nous venons dans vos locaux, nous observons comment le travail se fait réellement, et nous parlons le langage de vos équipes. Le livrable n’est pas un rapport de 80 pages, mais une feuille de route actionnable, chiffrée, que vos équipes peuvent suivre dès le trimestre suivant.
L’accompagnement : mettre en place, et rester
Dans beaucoup d’entreprises, l’IA est un onglet ouvert à côté du vrai travail : on y copie un texte, on récupère une réponse, on la recolle ailleurs. L’accompagnement consiste à la faire entrer dans les processus eux-mêmes. Nous construisons avec vous des suites de tâches automatisées avec ChatGPT ou Claude (celles que vos collaborateurs refont chaque semaine, presque à l’identique) et nous les faisons travailler sur vos vrais dossiers plutôt que sur des exemples de démonstration.
Ce n’est pas une formation : nous ne montrons pas comment faire avant de repartir. Nous mettons en place, nous essayons sur vos dossiers réels, nous corrigeons, et nous restons le temps que vos équipes fassent vivre ces processus sans nous.
La construction : quand l’outil n’existe pas
Il arrive qu’un maillon manque et qu’aucun produit du marché ne le fournisse. À ce moment-là, nous l’écrivons, et c’est toujours le même accompagnement qui continue, pas un second contrat.
C’est ce qui s’est passé à l’Étude actera, où les actes notariés sont désormais générés en quelques secondes depuis les données du dossier. C’est aussi la forme qu’a prise le besoin des communes de Tramelan et de La Neuveville : un guichet numérique ouvert en permanence, qui répond aux questions courantes à partir de leurs seuls contenus validés, hébergé en Suisse, conforme à la nLPD, et qui passe la main à un humain plutôt que d’inventer une réponse.
Nous ne commençons jamais par là. La plupart des besoins se règlent avec des outils qui existent déjà, et l’audit sert précisément à le vérifier avant d’engager un franc de développement. Si votre besoin touche aux procès-verbaux, la réponse existe d’ailleurs déjà : c’est Notezilla.
Nos prestations
Trois temps : l’audit, la mise en place, ce qu’il faut construire
Audit : vos processus au crible
Nous analysons vos méthodes de travail, vos outils numériques et vos flux internes pour identifier les tâches chronophages, répétitives ou sans valeur ajoutée.
Audit : la carte de vos outils
Nous cartographions les logiciels que vous utilisez déjà pour repérer les redondances, les ressaisies et les pertes de temps évitables.
Audit : une feuille de route priorisée
Vous recevez un plan clair : ce qui mérite d’être automatisé, dans quel ordre, et ce qu’il vaut mieux laisser tel quel. Chaque piste est évaluée en effort et en impact.
Mise en place : des suites de tâches automatisées
Nous mettons en place, avec vous, des enchaînements de tâches confiés à ChatGPT ou à Claude, ceux que vos équipes refont chaque semaine, presque à l’identique.
Mise en place : l’IA branchée sur vos outils
ChatGPT, Claude et Copilot savent se connecter aux applications d’usage courant. Nous exploitons ces connecteurs pour les mettre au contact de vos documents et de vos données, au lieu de laisser vos équipes recopier d’un onglet à l’autre.
Construction : l’outil qui n’existe pas
Quand le raccordement dont vous avez besoin n’existe nulle part, nous l’écrivons : connecteur entre deux logiciels métier, extraction de données depuis vos PDF, génération de documents à vos modèles, assistant qui répond à vos administrés à partir de vos seuls contenus validés. Hébergé en Suisse, conforme à la nLPD.
Autonomie : des équipes qui gardent la main
Nous travaillons avec les personnes qui feront tourner ces processus au quotidien, jusqu’à ce qu’elles puissent les faire vivre, les corriger et les étendre sans nous.
Vos bénéfices
Conçu pour les PME et les collectivités romandes
Nous intervenons dans toute la Suisse romande (construction, horlogerie, immobilier, conseil, finance, collectivités publiques) pour comprendre vos métiers de l’intérieur. Chaque mission est menée en lien direct avec vos équipes, vos outils et vos priorités, et se poursuit le temps qu’il faut pour que les automatisations tiennent toutes seules.
-
Sachez quoi automatiser avant d’engager un budget
-
Repérez les tâches invisibles qui coûtent du temps
-
Faites entrer l’IA dans vos processus, pas à côté
-
Un seul interlocuteur, du diagnostic à l’outil construit
-
Gardez la main : vos équipes font vivre ce qui est mis en place
Notre méthode
Le déroulé d’une mission, de l’audit à l’autonomie
-
Étape 1
Rencontre et découverte de vos processus
Sur place ou à distance, nous échangeons avec vos équipes pour comprendre vos outils, vos habitudes et vos contraintes opérationnelles.
-
Étape 2
Audit des outils et des flux de travail
Nous analysons vos logiciels, vos canaux de communication et vos étapes de validation pour repérer les goulots d’étranglement et les tâches automatisables.
-
Étape 3
Feuille de route priorisée
Vous recevez un livrable clair, chaque piste évaluée en effort et en impact : du gain rapide au chantier structurant. Vous choisissez ce qui part en premier, et nous le mettons en place avec vous.
-
Étape 4
Mise en place des premières automatisations
Nous configurons avec vous les suites de tâches retenues dans ChatGPT ou Claude, sur vos propres documents. Nous commençons par un processus, pas par dix.
-
Étape 5
Construction de ce qui manque, si c’est nécessaire
Il arrive qu’un maillon n’existe pas : un connecteur vers un logiciel métier, une extraction depuis des documents non structurés, un assistant sur vos contenus. Nous le développons à ce moment-là, une fois qu’on sait précisément ce qu’il doit faire. Beaucoup de missions n’en arrivent jamais là, et c’est très bien ainsi.
-
Étape 6
Prise en main par vos équipes
Nous travaillons sur vos cas réels avec les personnes concernées : ce qu’il faut vérifier, ce qu’il faut corriger, et ce qu’il vaut mieux ne pas confier à l’IA.
-
Étape 7
Suivi et ajustements
Un processus automatisé se dérègle quand les outils ou les besoins changent. Nous reprenons celui-ci avec vous pour l’ajuster, l’étendre, ou retirer ce qui ne sert plus.
Avant de commencer
Quatre choses que nous disons dès la première rencontre
Elles cadrent ce que nous vendons et ce que ces outils savent faire. Autant les poser maintenant plutôt qu’au moment de la proposition.
-
Un document sort structuré, il ne sort pas final
Ce que nous installons produit un document déjà rédigé et mis en forme. Quelqu’un chez vous le relit et le valide : c’est cette personne qui engage votre organisation, et cela ne change pas.
-
Nous regardons d’abord ce qui existe déjà
Avant toute proposition, nous vérifions qu’aucun produit du marché ne fait le travail. Quand il en existe un, nous le disons et nous vous aidons à le mettre en place, plutôt que de construire à côté.
-
Le volume décide, et nous le chiffrons avec vous
Une automatisation a un coût de mise en place que le volume doit absorber. Nous le mesurons pendant l’audit et nous vous donnons le chiffre, pour que la décision se prenne sur des heures et non sur une impression.
-
Vos équipes doivent pouvoir le faire vivre sans nous
Nous travaillons avec les personnes qui feront tourner ces processus au quotidien, jusqu’à ce qu’elles puissent les corriger et les étendre seules. Un outil que personne ne sait reprendre ne survit pas au premier changement d’organisation.
Études de cas
Ils l’ont fait avec nous
Étude actera
Des actes notariés générés en quelques secondes
L’Étude actera génère ses actes notariés par IA, en quelques minutes et sans erreur de saisie.
Commune de Tramelan
Un assistant IA pour soutenir les services sociaux à Tramelan
Tramelan simplifie la gestion sociale avec un assistant IA sur mesure, suisse, conforme et sécurisé.
Datalis
Un chatbot intelligent pour simplifier l’accès à l’information
Datalis améliore son support et sa génération de leads avec un chatbot IA sur mesure, suisse et conforme.
Bon à savoir
Questions fréquentes
En quoi l’accompagnement est-il différent d’une formation ?
Une formation apprend à vos équipes à se servir des outils IA ; à la fin de la journée, chacun retourne à son travail et applique ce qu’il peut. L’accompagnement part de vos processus : nous mettons nous-mêmes les automatisations en place dans vos outils, nous les testons sur vos dossiers réels, nous corrigeons ce qui ne passe pas, et nous restons pendant que vos équipes les prennent en main. Le résultat n’est pas un savoir-faire, c’est un processus qui tourne.
Et si l’outil dont nous avons besoin n’existe pas ?
Nous le construisons, et cela fait partie de l’accompagnement : ce n’est pas une prestation séparée à négocier ensuite. Connecteur entre deux logiciels métier, extraction de données depuis des PDF ou des scans, génération de documents à vos modèles, assistant conversationnel qui répond à partir de vos seuls contenus validés : nous l’avons fait pour des communes comme pour des PME. Mais nous ne commençons pas par là. La plupart des besoins se règlent avec des outils qui existent déjà, et développer avant de l’avoir vérifié coûte cher pour rien.
Combien de temps dure un accompagnement ?
Cela dépend du nombre de processus repris et du rythme de vos équipes. Nous procédons par étapes : un premier processus mis en place et stabilisé, puis les suivants une fois le premier adopté. Le but est que l’accompagnement se termine, quand vos équipes font vivre les automatisations sans nous.
Peut-on auditer une seule partie de l’entreprise ?
Absolument. Certains clients nous mandatent sur un département précis : comptabilité, RH, service client, gestion documentaire. Un périmètre ciblé est souvent plus rapide, et les automatisations qui en sortent sont plus faciles à faire adopter.
Combien coûte un audit, et faut-il enchaîner sur la suite ?
Le tarif de l’audit dépend de la taille de votre organisation et du périmètre analysé ; la première rencontre exploratoire est gratuite et vous recevez une proposition personnalisée sous 24 à 48 h. La suite se décide ensuite, processus par processus, et chaque recommandation est chiffrée en effort et en impact pour que vous puissiez arbitrer selon votre budget. Une automatisation à installer et un outil à construire ne pèsent évidemment pas le même budget : la feuille de route le dit noir sur blanc, avant que vous engagiez quoi que ce soit.
Nos données restent-elles en Suisse ?
C’est une question que nous posons au début, pas à la fin. Pour beaucoup d’usages, un outil du marché convient parfaitement. Quand les documents ne doivent pas quitter la maison (délibérations, dossiers du personnel, données de santé) nous installons un modèle ouvert sur une machine hébergée en Suisse, ou dans votre propre abonnement Azure. Tout ce que nous développons nous-mêmes est hébergé en Suisse et respecte la nLPD et le RGPD.
Planifions une rencontre gratuite
30 minutes suffisent pour identifier vos premiers leviers d’automatisation. Sans engagement, sans jargon technique.