Vos données, et le niveau que vous choisissez
Un enregistrement de séance exécutive, un dossier du personnel, un acte en préparation, une facture fournisseur : tout ne prend pas le même chemin. Cette question se tranche avec vous au début du projet, et elle est écrite dans la proposition.
Trois niveaux
Trois niveaux, et comment on choisit
Le niveau se choisit par document, pas par organisation. La même commune peut rédiger un courrier de service avec un outil du marché et traiter ses délibérations sur une machine dont elle connaît l’adresse.
Niveau 01
Les outils du marché
Serveurs de l’éditeur
ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini. C’est souvent une licence que vous payez déjà : Copilot est compris dans certains abonnements Microsoft 365. Rien à installer, rien à héberger.
- Paramétrage et cadre d’usage écrit avec vos équipes
- Une règle claire sur ce qui ne s’y dépose jamais
- Aucune infrastructure à prévoir
Pour qui
Rédaction courante, recherche, brouillons, mise en forme. Les tâches quotidiennes qui ne touchent ni un administré, ni un dossier, ni un collaborateur.
Niveau 02
Hébergé en Suisse
Serveurs suisses, droit suisse
Notezilla et les outils que nous construisons tournent sur une infrastructure hébergée en Suisse. Vos fichiers ne quittent pas le territoire, et le droit applicable est le droit suisse.
- Stockage et traitement en Suisse, sans transmission à des tiers
- Conforme à la nLPD et au RGPD
- Vos gabarits, vos en-têtes, votre vocabulaire
Pour qui
Procès-verbaux de séance, documents métier, demandes d’administrés, dossiers clients. C’est le niveau par lequel commencent la plupart des communes et des régies.
Niveau 03
Chez vous
Votre infrastructure, vos clés
Un modèle ouvert, Mistral, Llama ou Qwen, installé sur votre propre abonnement Azure ou sur une machine dans vos murs. Les fichiers ne sortent pas de chez vous, et vous gardez la main sur leur conservation.
- Aucune sortie de données hors de votre périmètre
- Déploiement sur votre abonnement ou sur vos serveurs
- Documentation d’installation remise à votre informaticien
Pour qui
Délibérations non publiques, dossiers du personnel, données de santé, pièces d’un dossier d’étude. Les cas où une base légale ou un règlement interne l’impose.
Ligne à ligne
Les trois niveaux, ligne à ligne
De quoi vous situer seul, et justifier un choix devant un exécutif ou un comité sans avoir à nous appeler d’abord.
| Critère | Niveau 01 Les outils du marché | Niveau 02 Hébergé en Suisse | Niveau 03 Chez vous |
|---|---|---|---|
| Où sont les fichiers | Serveurs de l’éditeur | Serveurs suisses | Vos serveurs |
| Droit applicable | Celui de l’éditeur | Droit suisse | Vos règles internes |
| Sortie de données | Oui, encadrée par un cadre d’usage écrit | Aucune hors de Suisse | Aucune |
| nLPD et RGPD | Selon l’usage et le contrat de l’éditeur | Oui | Oui |
| Ce qu’on y met | Rédaction, recherche, brouillons | Procès-verbaux, documents métier, demandes d’administrés | Délibérations, personnel, santé, actes |
| Ce qu’on n’y met pas | Données d’administrés, de personnel, de santé | Ce que votre règlement interne exclut | Sans restriction de notre côté |
| Mise en route | Immédiate | Quelques jours | Sur projet |
| Coût d’infrastructure | Souvent déjà payé | Compris dans l’abonnement | À budgéter avec vous |
Nos engagements
Pas des arguments. Des règles.
Ce que nous tenons sur chaque mandat, quel que soit le niveau d’hébergement retenu.
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01
Vos documents n’entraînent aucun modèle
Ni les nôtres, ni ceux de nos fournisseurs. C’est une condition d’entrée et non une option de configuration : quand un outil ne permet pas de le garantir, il ne va pas sur vos dossiers.
Documents utilisés pour l’entraînement : aucun
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02
Le niveau d’hébergement se décide avant, pas après
Où vont vos données est tranché pendant l’audit, avec vous, et écrit dans la proposition. Ce n’est pas une variable qu’on ajuste en cours de projet quand le budget se tend.
Tranché avant le premier fichier traité
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03
Nous regardons d’abord ce qui existe déjà
Nous ne construisons un outil qu’après avoir vérifié qu’aucun produit du marché ne fait le travail. Quand il en existe un, nous vous aidons à le mettre en place plutôt que de construire à côté.
Développement sur mesure : en dernier recours
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04
Le dernier mot vous appartient
Le secrétaire, le gestionnaire ou le notaire corrige un document déjà structuré au lieu de l’écrire depuis une page blanche : c’est toujours lui qui engage son organisation, et le travail de rédaction devient un travail de relecture.
Validation finale : chez vous, sans exception
La question de l’hébergement arrive tôt dans chaque discussion, et elle arrive sous une forme trompeuse : « est-ce que c’est sécurisé ? ». Prise comme ça, elle n’a pas de réponse, parce qu’elle mélange deux choses. Où sont stockés les fichiers relève de l’infrastructure. Ce qu’on accepte d’y déposer relève de votre règlement, de votre secret de fonction, et parfois d’une base légale.
C’est pourquoi nous ne répondons pas « oui, c’est hébergé en Suisse » à toutes les situations. Ce serait faux pour le premier niveau, et un interlocuteur attentif le verrait. Nous préférons dire quel niveau s’applique à quel document, et l’écrire.
Le choix se fait document par document. Une commune peut très bien préparer un courrier de service avec un outil du marché, traiter ses procès-verbaux sur une infrastructure suisse, et réserver une installation interne à ses délibérations non publiques. Ce n’est pas une incohérence : c’est ce que fait n’importe quelle organisation avec ses armoires, dont certaines ferment à clé et d’autres non.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Qui décide du niveau, vous ou nous ?
Vous. Nous posons la question au début de l’audit, nous expliquons ce que chaque niveau implique pour vos documents, et nous recommandons. La décision vous appartient, et elle est écrite dans la proposition plutôt que laissée implicite.
Peut-on changer de niveau en cours de route ?
Oui, et c’est fréquent dans un sens : une organisation commence sur un outil du marché pour la rédaction courante, puis passe un traitement précis en hébergement suisse quand il touche des données d’administrés. Le chemin inverse demande de vérifier ce qui a déjà été traité.
Notre règlement interne ne dit rien sur ces outils. Est-ce bloquant ?
Non, c’est le cas le plus fréquent, et c’est souvent le premier livrable utile d’un mandat. Écrire ce qui peut être déposé et ce qui ne le peut pas coûte une demi-journée et règle un sujet qui traîne depuis que les collaborateurs ont découvert ces outils tout seuls.
Faut-il un service informatique pour une installation chez vous ?
Il faut quelqu’un capable d’administrer une machine, en interne ou chez votre prestataire habituel. Nous installons, nous documentons, et nous formons la personne qui reprendra la main. Sans cette personne, le niveau 02 est le bon choix.
Et pour les outils du marché, que se passe-t-il concrètement ?
Nous paramétrons les réglages qui comptent, nous écrivons avec vous la règle d’usage, et nous formons les équipes dessus. Un outil grand public non paramétré peut utiliser les conversations pour entraîner ses modèles : c’est exactement ce que le paramétrage et la règle empêchent.
Parlons de vos contraintes
Dites-nous ce que vous traitez et ce que votre règlement impose. Nous vous disons quel niveau s’applique, et pourquoi. Réponse sous 24 à 48 h.