L’intelligence artificielle pour les études de notaires et d’avocats
Un acte de vente, une convention, un procès-verbal de conseil : le document final est presque toujours composé des mêmes éléments, ressaisis à la main depuis d’autres documents. C’est ce trajet que l’on peut raccourcir, sans jamais toucher à la relecture qui engage votre responsabilité.
Le constat
Ce qui prend du temps dans une étude
La difficulté n’est pas la rédaction juridique : c’est tout ce qui l’entoure. La matière est déjà écrite quelque part, et il faut la recopier.
La ressaisie depuis les pièces
Noms, dates de naissance, état civil, parcelles, montants : chaque acte reprend des données qui existent déjà dans un PDF ou un extrait. Elles sont relues et recopiées à la main, champ par champ, avec le risque d’erreur que cela suppose.
La forme se refait à chaque fois
Une étude a ses formules, sa mise en page et ses clauses types. Elles vivent dans le dernier acte comparable, qu’il faut d’abord retrouver, puis nettoyer de ce qui appartenait au dossier précédent.
Le secret professionnel n’est pas négociable
Les pièces d’un dossier ne peuvent pas transiter par un service dont on ignore où il stocke et ce qu’il en fait. C’est ce qui écarte d’emblée la plupart des outils grand public, et c’est légitime.
Tout repose sur peu de personnes
Le collaborateur qui connaît la trame connaît aussi les exceptions. Son absence bloque le dossier, et son départ emporte une partie de la méthode de l’étude.
Concrètement
Ce que l’IA fait dans une étude
Rien à remplacer, rien à réapprendre. On part des outils que votre étude ouvre déjà chaque matin, et on retire quatre trajets de recopie qui précèdent chaque document.
- Microsoft Teams
- Outlook
- Google Meet
- SharePoint
- Zoom
- Gmail
- Google Drive
- Word
- Dropbox
- Google Sheets
- Excel
- Slack
Et votre logiciel d’étude
Vos séances deviennent des procès-verbaux, à relire plutôt qu’à écrire. Vos pièces du dossier deviennent des champs remplis, sans recopie à la main. Vos questions deviennent des réponses sourcées, passage exact à l’appui. Vos trames deviennent des actes préparés, prêts à relire et à signer.
Un conseil d’administration, une assemblée, un conseil de fondation.Un extrait du registre foncier, une pièce d’identité, un état civil.Une clause type, un acte comparable, une convention signée en 2019.Un acte de vente, une convention, un pacte d’actionnaires, des statuts.
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01
Transcrit l’enregistrement et distingue les intervenants
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02
Reprend les décisions et les votes dans l’ordre du jour
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03
Rédige dans votre trame, avec vos formules
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01
Lit la pièce, même scannée ou de mauvaise qualité
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02
En extrait les noms, les dates, les parcelles, les montants
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03
Reporte chaque champ à sa place, où il se vérifie d’un coup d’œil
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01
Cherche dans vos propres actes, jamais sur internet
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02
Répond en citant le passage exact
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03
Renvoie à l’acte d’origine, pas à un résumé
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01
Reprend votre trame, pas le dernier acte comparable à nettoyer
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02
La remplit avec les données extraites des pièces
-
03
Signale ce qui manque au lieu de l’inventer
Nos réponses
Trois façons d’avancer
Une étude commence rarement par un logiciel. Elle commence par le document qui revient le plus souvent, et on regarde ce qu’il coûte réellement à produire.
Automatiser la production d’un acte
Nous partons du document que vous produisez le plus, nous identifions ce qui s’y recopie, et nous construisons l’extraction et la génération correspondantes. C’est ce qui a été fait pour une étude d’avocats et de notaires, sur ses actes de vente.
- Extraction des champs depuis les pièces du dossier
- Génération dans votre trame, avec vos formules et votre mise en page
- Construction sur mesure quand aucun produit du marché ne fait le travail
- Hébergement en Suisse, sans dépendance à un cloud étranger
Voir comment ça marche
Les procès-verbaux de conseil et d’assemblée
Conseils d’administration de sociétés que vous administrez, assemblées de copropriétaires, séances de fondation : vous déposez l’enregistrement et l’ordre du jour, vous récupérez un procès-verbal structuré dans votre gabarit.
- Décisions et votes repris dans l’ordre de l’ordre du jour
- Votre modèle Word, avec vos styles et votre en-tête
- Enregistrements hébergés en Suisse, conformes nLPD et RGPD
- Le rédacteur relit et valide, il ne rédige plus
Découvrir Notezilla
Cadrer l’usage avant qu’il ne se répande
Dans la plupart des études, ces outils sont déjà utilisés, sans règle et sans que la direction le sache. Une session courte remet tout le monde au même niveau et pose noir sur blanc ce qui ne sort jamais du bureau.
- Travail sur vos propres documents, pas sur des exemples
- Une règle écrite sur les données de dossier et le secret professionnel
- Ce que ces outils font mal, dit aussi clairement que ce qu’ils font bien
- Formats d’une demi-journée à une journée
Voir la formation
Ils l’ont fait
Ce que ça donne dans une étude
Nous n’avons qu’une référence à montrer dans ce métier, et nous préférons le dire que le maquiller. La voici en entier.
« Ce que nous traitons ne peut pas sortir de l’étude »
C’est le point qui se règle en premier, avant le premier dossier. Un acte se construit à partir de pièces qui ne transitent par aucun service dont vous ignorez l’adresse : les documents et les données traitées restent sur des serveurs suisses, sans transmission à des tiers, et le niveau retenu est écrit dans la proposition plutôt que laissé implicite. L’étude garde la main sur ce qui l’engage, puisque le notaire ou l’avocat relit, corrige et signe. Ce qui se déplace, c’est l’endroit où passe son attention : le droit et les exceptions, plutôt que la recopie de vingt champs depuis un PDF. C’est ce que l’Étude actera a mis en place sur ses actes notariés.
Voir les trois niveaux d’hébergementUne étude de notaires ou d’avocats n’a pas de problème d’outils : elle a un logiciel métier, une gestion documentaire et des trames éprouvées. Ce qui lui manque, c’est le lien entre les pièces qu’un client dépose et le document qui fait foi. Entre les deux, il y a un collaborateur qui recopie.
C’est ce trajet-là que nous regardons en premier, et c’est aussi celui qui se mesure le plus facilement : il suffit de compter combien de fois par mois le même acte se produit, et combien de champs y sont ressaisis. La réponse détermine s’il y a un projet ou non, et nous préférons le savoir avant vous.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Où vont les pièces de nos dossiers ?
Sur des serveurs situés en Suisse, sous votre contrôle, et nulle part ailleurs. Aucun document n’est transmis à un tiers ni utilisé pour entraîner un modèle. C’est la condition d’entrée d’un travail avec une étude, pas une option.
Nos trames sont particulières et parfois anciennes. Faut-il tout refaire ?
Non. Vous fournissez vos gabarits tels qu’ils sont, et le document est généré dedans. S’il en existe plusieurs selon la nature de l’acte, chacun se cale séparément.
Que se passe-t-il si l’extraction se trompe sur un champ ?
Elle se corrige à la relecture, comme aujourd’hui. La différence est qu’une erreur d’extraction porte sur un champ identifié et visible, là qu’une erreur de recopie se cache au milieu d’un paragraphe. C’est aussi pour cela que la validation humaine reste au centre du dispositif.
Nous sommes une petite étude. Est-ce que l’investissement se justifie ?
Cela dépend entièrement du volume du document que vous voulez automatiser, et c’est la première chose que nous regardons ensemble. Nous vous donnons le chiffre, et vous décidez sur des heures plutôt que sur une impression.
Vous n’avez qu’une référence dans notre métier. Pourquoi vous ?
Parce que le travail documentaire d’une étude ressemble beaucoup à celui d’une gérance ou d’un secrétariat communal, où nous avons davantage de recul : des données déjà écrites, une trame stricte, une validation humaine finale. Ce qui change d’un métier à l’autre, c’est la trame et le niveau d’exigence sur la confidentialité, pas la mécanique.
Vous n’êtes pas dans ce cas ?
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