L’Antenne Région Valais Romand optimise ses séances internes avec Notezilla

Le contexte

L’Antenne Région Valais Romand est un centre de compétences et de prestations au service des collectivités publiques. Jusqu’ici, la rédaction manuelle des procès-verbaux (comités, groupes de travail, assemblées générales) représentait une tâche chronophage et hétérogène, qui ralentissait la transmission de l’information comme l’archivage. Les formats variaient d’une séance à l’autre, sans standard commun. Pour moderniser ce processus, l’ARVR a fait appel à Innovatim.

Ce que nous avons mis en place

Nous avons déployé Notezilla, une solution suisse d’automatisation des procès-verbaux, conforme à la LPD et au RGPD. Le projet s’est déroulé en cinq étapes :

1. Collecte et uniformisation des modèles : inventaire des PV existants, puis standardisation selon la charte graphique et les pratiques administratives de l’ARVR.
2. Mise en place technique : captation audio discrète en séance (dictaphone et micros directionnels) et intégration avec Google Meet et Microsoft Teams pour les réunions hybrides.
3. Paramétrage spécifique : création de modèles adaptés à chaque type de séance interne, structurés en ordres du jour, débats, décisions et résolutions.
4. Automatisation complète : identification automatique des intervenants (élus, présidents, collaborateurs) et génération instantanée de PV finalisés, archivés et prêts à diffusion.
5. Sécurité et conformité : données hébergées exclusivement en Suisse, dans le strict respect de la LPD et du RGPD.

Les résultats

La rédaction manuelle fastidieuse appartient au passé. Comités, groupes de travail et assemblées générales suivent désormais un même standard documentaire, aligné sur la charte de l’institution. Les procès-verbaux sont uniformes et conformes, les comptes rendus internes circulent rapidement et la traçabilité des décisions s’en trouve renforcée. Les équipes se concentrent enfin sur le contenu des projets plutôt que sur la mise en forme.

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