Des procès-verbaux instantanés et confidentiels

Le contexte

Hubert-Etter & Fils SA, entreprise active depuis plus de 60 ans dans la gestion de canalisations, l’hydrodémolition, le transport et le traitement des déchets, organise régulièrement des conseils d’administration stratégiques. La prise de notes manuelle et la rédaction des procès-verbaux représentaient un effort important, et une source de dispersion pour les participants. Pour garantir la confidentialité, le respect des exigences réglementaires et un vrai gain d’efficacité, Innovatim a déployé Notezilla : un outil d’intelligence artificielle 100 % suisse, conforme à la nLPD et au RGPD, qui retranscrit automatiquement les séances et génère des procès-verbaux parfaitement formatés.

Ce que nous avons mis en place

La solution mise en place chez Hubert-Etter repose sur un processus simple et sécurisé :

• Système d’enregistrement dédié : dictaphone et deux micros directionnels installés sur site, pour une captation claire de chaque intervenant autour de la table.
• Déroulement fluide : les collaborateurs lancent l’enregistrement en début de séance, puis déposent le fichier audio dans l’interface de traitement de Notezilla une fois la réunion terminée.
• Traitement automatisé : Notezilla retranscrit la séance à l’identique, reconnaît les différents locuteurs et génère un procès-verbal structuré à partir des modèles fournis par Hubert-Etter, en-tête, mise en page, numérotation, style.
• Hébergement 100 % suisse : aucun transfert de données à l’étranger, dans le respect des normes de confidentialité.

Les résultats

La confidentialité est totale, grâce à une solution développée et hébergée exclusivement en Suisse, en conformité avec la législation suisse (nLPD) et européenne (RGPD). Le temps consacré à la rédaction des procès-verbaux a été réduit de manière significative. Les participants se concentrent pleinement sur le contenu des discussions, sans perturbation liée à la prise de notes. Et la restitution des échanges est fidèle, avec une mise en page professionnelle conforme aux standards internes.

Envie du même gain de temps pour vos conseils d’administration ? Découvrez Notezilla, ou l’étude de cas de la Commune d’Avenches, sur la retranscription de séances exécutives.