Des procès-verbaux PPE générés en un clic

Le contexte

Assumob, agence immobilière suisse active dans la gestion de PPE (propriété par étages), organise régulièrement des assemblées générales ordinaires et extraordinaires pour ses objets de gestion. La rédaction des procès-verbaux constituait un processus long, répétitif et très structuré, avec des formats différents selon la nature de la séance. L’agence voulait gagner en qualité, en conformité et en efficacité documentaire.

Ce que nous avons mis en place

Innovatim a déployé Notezilla, une solution de transcription et de génération de PV entièrement automatisée, hébergée en Suisse et conforme à la nLPD et au RGPD.

1. Collecte des modèles existants : recensement des PV types (décisionnels, restitutionnels) utilisés selon les typologies d’assemblées.
2. Installation audio sur site : enregistrement discret par dictaphone et deux micros directionnels, pour une captation claire des échanges.
3. Paramétrage des templates : un modèle par type d’assemblée (décision, restitution, extraordinaire), reprenant la charte graphique, les en-têtes et la structure légale propre à la PPE.
4. Transcription et génération automatiques : reconnaissance des locuteurs (président, copropriétaires, gestionnaire), segmentation en sections formelles (délibérations, votes, résolutions) et production de PV finalisés, prêts à signature et archivés.
5. Hébergement sécurisé : traitement 100 % suisse, accès protégé, conformité légale assurée.

Les résultats

Les PV sont désormais uniformes, structurés et prêts à signer dès la fin de la séance. Plus besoin de ressaisir les prises de notes : le gain de temps est considérable. Le respect systématique des formats standards réduit les erreurs formelles et juridiques, et les démarches administratives liées à la gestion de PPE s’en trouvent allégées. Au final, les copropriétaires reçoivent rapidement des documents fiables et clairs, et leur satisfaction s’en ressent.

Vous gérez des assemblées de copropriété ? Découvrez ce que nous faisons pour les régies et les gérances, ou le cas Hubert Etter et ses procès-verbaux instantanés.