Des PV de copropriété automatisés

Le contexte

Régie Châtel SA, société immobilière reconnue en Suisse romande, administre un portefeuille varié de PPE (propriété par étages) et organise régulièrement des assemblées générales, ordinaires comme extraordinaires. Jusqu’ici, la rédaction des procès-verbaux représentait une tâche répétitive, chronophage et exigeante en rigueur légale, avec une mise en forme variable selon le type de séance.

Pour gagner en efficacité, garantir l’uniformité des documents et réduire les délais de diffusion aux copropriétaires, Innovatim a déployé Notezilla, la solution suisse de transcription et de génération automatisée de PV, respectueuse de la LPD et du RGPD.

Ce que nous avons mis en place

Le déploiement s’est déroulé en cinq étapes :

1. Préparation des modèles : recensement des formats de PV en vigueur (assemblées décisionnelles, informatives, extraordinaires) et analyse des styles de mise en page et des mentions légales propres à la gestion de PPE.
2. Captation audio : installation d’un dispositif discret, dictaphone et micros directionnels, pour une qualité sonore optimale, même dans les salles les plus vastes.
3. Templates personnalisés : un modèle par type d’assemblée (décision, restitution, extraordinaire), reprenant intégralement la charte graphique et l’identité visuelle de la régie.
4. Transcription et génération automatiques : identification des intervenants (président, copropriétaires, gestionnaire), segmentation en sections juridiques normées (décision, délibération, vote, résolutions) et production instantanée de PV prêts à signer et à archiver.
5. Hébergement sécurisé : traitement 100 % suisse, stockage sécurisé, accès restreint et conformité stricte aux législations suisse et européenne sur la protection des données.

Les résultats

Les PV sont désormais clairs, structurés et toujours conformes, quel que soit le type de séance. La saisie manuelle fastidieuse a disparu, les oublis et les incohérences diminuent grâce aux formats standardisés, et le traitement des dossiers PPE s’accélère. Les copropriétaires, eux, reçoivent rapidement des documents fiables.

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