Trois cas d’usage de l’intelligence artificielle sont aujourd’hui en service dans les communes romandes : l’automatisation des procès-verbaux de séance, l’assistant qui répond aux questions courantes, et la formation des agents à l’IA générative. Six collectivités les ont mis en place avec Innovatim, et chacune est documentée par une étude de cas nominative. Les quatre mandats qui produisent des documents ou font tourner un assistant reposent sur la même exigence de départ, celle de données qui ne quittent pas la Suisse et d’un document final validé par une personne. Les deux autres sont des prestations de formation.
La plupart des articles sur l’IA dans le secteur public parlent de ce qui pourrait arriver. Celui-ci parle de ce qui a été livré. Nous accompagnons des communes vaudoise, neuchâteloise et bernoises, une région valaisanne et une police régionale, et les mandats se rangent en trois familles très nettes. Vous les reconnaîtrez probablement, parce que ce sont les trois sujets qui reviennent dans chaque administration : le procès-verbal, le guichet, et les collaborateurs qui utilisent déjà des outils génératifs sans que personne leur ait dit ce qu’ils avaient le droit d’y écrire.
Le procès-verbal de séance
C’est le premier chantier, presque toujours. Séance de municipalité, commission thématique, conseil général, assemblée générale : quelqu’un doit ensuite reprendre l’enregistrement ou ses notes et produire un document qui fait foi. Le travail arrive après la séance, donc en fin de journée, et il part d’autant plus tard que la période est chargée.
Avenches, des séances exécutives retranscrites
La Commune d’Avenches tient régulièrement des séances exécutives où se traitent des sujets sensibles et stratégiques. L’installation tient en peu de chose : un dictaphone et deux micros directionnels, qui assurent une captation claire même quand les discussions se croisent. Les fichiers audio sont déposés dans Notezilla, qui produit une transcription avec reconnaissance des locuteurs, sépare les échanges selon les points de l’ordre du jour, puis met en forme le procès-verbal selon la charte documentaire de la commune.
L’étude de cas retient quatre effets. Le temps de rédaction des procès-verbaux exécutifs a nettement diminué, la fidélité de la transcription aux propos tenus s’est renforcée, la mise en forme est standardisée et conforme aux exigences administratives locales, et le processus a été adopté sans friction par les équipes communales. La confidentialité tient à l’hébergement exclusivement suisse, avec accès restreint et chiffrement des enregistrements comme des documents générés.
L’Antenne Région Valais Romand, le même geste sur des séances internes
L’Antenne Région Valais Romand est un centre de compétences et de prestations au service des collectivités publiques. Ses procès-verbaux de comités, de groupes de travail et d’assemblées générales étaient rédigés à la main, dans des formats qui variaient d’une séance à l’autre, sans standard commun.
Le projet a commencé par un inventaire des procès-verbaux existants et leur uniformisation, avant tout paramétrage technique. C’est l’ordre qui compte : on standardise le document avant d’automatiser sa production, sinon on industrialise un désordre. La captation se fait sur place au dictaphone et aux micros directionnels, ou depuis Google Meet et Microsoft Teams pour les séances hybrides, et un modèle a été créé par type de séance, structuré en ordres du jour, débats, décisions et résolutions.
Ce que l’étude retient : comités, groupes de travail et assemblées générales suivent désormais un même standard documentaire, aligné sur la charte de l’institution, les comptes rendus internes circulent rapidement et la traçabilité des décisions s’en trouve renforcée.
Ce que l’automatisation ne fait pas
Le document sort prêt à être relu, pas prêt à être signé. Le secrétaire relit, ajuste et valide, parce que c’est lui qui engage la collectivité. Ce qui change, c’est qu’il ne part plus d’une page blanche mais d’un texte déjà structuré. Si vous voulez la mécanique complète et les questions de conformité, nous les avons écrites ailleurs, dans automatiser les PV de conseils communaux en toute conformité.
L’assistant qui répond aux questions courantes
Deuxième famille, et elle se décline dans deux directions opposées : vers les habitants, ou vers les collaborateurs. La mécanique de fond est la même. On indexe des documents que la collectivité possède déjà, et l’assistant ne répond qu’à partir de ce contenu validé, jamais depuis un savoir général glané ailleurs.
La Neuveville, un guichet ouvert en continu
La Commune de La Neuveville, dans le Jura bernois, avait déjà l’essentiel de l’information sur son site : horaires, tri des déchets, formulaires, mobilité, démarches de déménagement. Ce qui manquait, c’était le moyen d’y accéder en un instant, à toute heure, sans solliciter le guichet.
Nous avons indexé les pages existantes, structuré les rubriques (administration, services aux habitants, loisirs), aligné le design du widget sur la charte visuelle de la commune, puis calé le comportement conversationnel sur des exemples de questions du type « Comment déposer une pétition ? » ou « Quand passe le ramassage des déchets verts ? ». Le widget a ensuite été déployé sur laneuveville.ch, accessible en permanence.
L’étude de cas indique que les appels et courriels au guichet municipal ont diminué, tandis que l’usage du guichet virtuel, des formulaires et des inscriptions a augmenté. Aucun de ces mouvements n’a été mesuré chiffre en main, et nous préférons le dire plutôt que d’en fabriquer un.
Tramelan, un assistant tourné vers l’intérieur
Aux services sociaux du Jura bernois, à Tramelan, le besoin allait dans l’autre sens. Les dossiers sont complexes, ils impliquent plusieurs prestataires et collaborateurs, et la recherche d’informations mobilisait fortement les équipes administratives.
L’assistant est branché sur la base documentaire interne validée par l’administration : procédures, formulaires, conditions d’aide, suivi des dossiers. Un collaborateur pose sa question en langage naturel et obtient une réponse contextualisée, tirée de ces documents et d’aucune autre source. Le ton et le style ont été adaptés au contexte institutionnel, l’hébergement est en Suisse, les accès sont restreints et les échanges chiffrés. Sur des dossiers sociaux, ce dernier point n’est pas un confort.
D’après l’étude de cas, la charge administrative liée aux questions répétitives diminue, les réponses immédiates améliorent la qualité du service rendu, et l’accès partagé à l’information renforce la collaboration entre prestataires et services sociaux.
Pourquoi cet outil ne s’achète pas sur étagère
Aucun produit du marché ne connaît vos règlements, vos formulaires ni vos procédures internes. Ce type d’assistant se construit, et c’est précisément ce que couvre notre audit et accompagnement : nous regardons d’abord ce qui occupe réellement les heures, nous installons ce qui existe quand cela suffit, et nous construisons l’outil quand aucune solution du marché ne fait le travail.
Former les agents, parce qu’ils utilisent déjà ces outils
Troisième famille, et la moins visible des trois. Une administration ne décide pas vraiment si son personnel utilise l’IA générative, puisque ces outils s’ouvrent depuis n’importe quel navigateur. Elle décide seulement s’il les utilise en connaissance de cause.
La Ville du Locle, l’IA générative dans le quotidien administratif
La Ville du Locle, commune neuchâteloise, a formé ses agents autour de deux questions. À quoi ces outils servent-ils réellement dans le travail quotidien d’un service communal, et que peut-on leur confier sans exposer les données des administrés ?
La formation part des tâches réelles plutôt que d’exemples génériques : reformuler un courrier à un administré, résumer un rapport avant une séance, préparer une note, structurer une information destinée au public. Chaque cas est travaillé sur des situations apportées par les participants.
La question des données est posée avant les outils, avec la liste de ce qui ne se dépose pas dans un service grand public (identités, dossiers sociaux, situations fiscales, données de santé) et des méthodes concrètes pour reformuler une demande sans rendre une personne identifiable. Vient ensuite le cadre légal, les obligations de l’administration en matière de protection des données, et la distinction entre un service grand public hébergé à l’étranger et un environnement maîtrisé. Chaque participant repart avec des supports adaptés aux tâches abordées, pour que les acquis ne dépendent pas de la mémoire du jour même.
Ce que la commune y gagne, d’après l’étude de cas, c’est un vocabulaire commun aux services et une règle simple sur ce qui ne sort pas de son environnement. Elle y gagne aussi une base pour discuter les usages suivants, ce que ces outils savent faire, ce qu’ils font mal, et ce qu’on ne leur confie pas.
La Police du Jura bernois, poser les fondamentaux avant les projets
La Police du Jura bernois a engagé une démarche d’anticipation, en amont de tout projet informatique. La préparation a commencé par une analyse des attentes exprimées en matière de digitalisation et d’innovation. Innovatim a ensuite construit un contenu pédagogique sur mesure, qui vulgarise les concepts sans jargon technique : principes de fonctionnement, évolution récente, puis mise en contexte dans le secteur public. Des cas d’usage concrets ont illustré le propos, autour de l’analyse de données, de l’automatisation administrative et du support décisionnel.
L’approche a privilégié l’interaction et la démystification, les limites et les enjeux éthiques autant que les opportunités. Les participants en ressortent avec un socle commun de connaissances pour aborder le sujet. C’est le format que couvre notre formation intelligence artificielle, qui s’adapte à un exécutif comme à une équipe de guichet.
Ce que ces mandats ont en commun
Quatre points reviennent d’une collectivité à l’autre, et ils comptent davantage que la technologie employée. Les trois premiers ne valent que pour les quatre mandats qui produisent des documents ou font tourner un assistant, à Avenches, à l’Antenne Région Valais Romand, à La Neuveville et à Tramelan. Le Locle et la Police du Jura bernois sont des formations, sans hébergement ni document produit de notre part.
Les données restent en Suisse. C’est la première question posée dans chaque administration, et souvent celle qui arrête un projet ailleurs. Dans ces quatre mandats, les enregistrements, les transcriptions et les documents produits restent sur des serveurs suisses, sous droit suisse, dans le respect de la nLPD et du RGPD. Les trois niveaux possibles sont détaillés sur la page où vont vos données.
Le document final est validé par une personne. Là où un document est produit, aucun de ces mandats ne déplace une signature ni une responsabilité. L’outil produit de la matière, l’administration produit la décision.
On part de vos documents, pas d’un savoir général. Le gabarit Word de la commune, ses règlements, ses formulaires, ses pages en ligne, sa charte documentaire : c’est la matière première dans ces quatre cas, et c’est ce qui distingue ces déploiements d’un outil grand public branché sur internet.
La mise en place ne demande pas de projet informatique. Il s’agit d’installer, de caler les modèles avec la personne qui rédige ou qui répond, puis de rester joignable. Aucun de ces mandats n’a demandé à la collectivité de monter une équipe technique pour démarrer.
Les cas d’usage qui restent devant nous
Les trois familles ci-dessus sont livrées et documentées. D’autres sont à portée et nous savons les construire, mais aucune commune romande ne les a encore mises en service avec nous. Nous les présentons donc pour ce qu’elles sont, des possibilités à cadrer pendant un audit, et non des réalisations.
- La saisie des pièces reçues. Une facture, un devis, une demande d’autorisation, un courrier scanné : la pièce est lue, l’émetteur, les montants, les dates et les références en sont extraits, et la ligne est créée dans votre logiciel de gestion communale.
- La recherche dans vos propres règlements. Une question posée en langage courant, une réponse qui cite l’article ou le passage exact, et un renvoi au fichier d’origine plutôt qu’à un résumé.
- La rédaction à partir de vos modèles. Un préavis, une réponse au guichet, un rapport de commission qui part de votre modèle, se remplit avec les données du dossier, et signale ce qui manque au lieu de l’inventer.
- Le tri du courrier entrant. Orienter une demande vers le bon dicastère, proposer un accusé de réception, repérer les délais qui courent.
Chacune se juge sur le même critère : le nombre d’heures qu’elle vous rend réellement, et ce qu’elle exige en contrepartie du côté de la conformité. C’est exactement ce qu’un audit sert à trancher, avant d’écrire une ligne de code ou de signer un abonnement.
Par où commencer dans votre commune
Aucune des six collectivités n’a lancé les trois chantiers en même temps. Chacune a pris celui qui lui prenait le plus de temps, et l’audit sert précisément à savoir lequel c’est chez vous. Dans une commune c’est le procès-verbal, dans une autre ce sont les trente mêmes questions qui reviennent au guichet, dans une troisième c’est l’absence de règle écrite sur ce que les collaborateurs peuvent confier à un outil génératif.
Un dernier mot sur le vocabulaire. Notre cofondateur a siégé à l’exécutif communal du Landeron et au Grand Conseil du canton de Neuchâtel. Quand nous parlons de préavis, de dicastère, de conseil général ou de délai de procès-verbal, ce n’est pas du vocabulaire appris pour l’occasion, et cela change la nature des premières séances de travail.
La page ce que nous faisons pour les communes et les collectivités rassemble les trois réponses et les six références. Pour la suite, prenez contact : la première rencontre est gratuite, elle dure une trentaine de minutes, et nous vous répondons sous 24 à 48 h.