Des conseils d’administration horlogers parfaitement retranscrits

Le contexte

CODEC SA, acteur reconnu de l’industrie horlogère suisse, réunit régulièrement ses conseils d’administration et de direction pour piloter la stratégie, les finances et la production. La rédaction des procès-verbaux (qui exige exactitude et finition impeccable) représentait un processus chronophage et sensible. L’entreprise cherchait à réduire cette charge administrative sans rien céder sur la qualité ni sur la confidentialité.

Ce que nous avons mis en place

Innovatim a déployé Notezilla, une solution automatisée de transcription et de génération de PV, entièrement développée et hébergée en Suisse, conforme à la nLPD et au RGPD.

1. Audit des modèles existants : collecte des PV types utilisés pour les conseils stratégiques, corporate et financiers.
2. Installation audio professionnelle : dictaphone et deux micros directionnels, pour une qualité de capture optimale dans un environnement multi-locuteurs.
3. Templates spécialisés : des modèles propres aux réunions de direction et de conseil, reprenant la charte graphique, les en-têtes et les signatures réglementaires.
4. Transcription et production automatisées : identification des locuteurs (président, administrateurs, direction), séparation claire des sections (ouverture, rapports, décisions, clôture) et génération de PV prêts à diffuser en interne ou à valider formellement.
5. Sécurisation : enregistrements et données traités et hébergés en Suisse, avec accès restreint et chiffrement complet.

Les résultats

Dans un secteur où chaque détail compte, l’exactitude des retranscriptions s’est nettement améliorée. La synthèse et la mise en forme des PV sont entièrement automatisées : le gain de temps est significatif. Les documents administratifs sont uniformisés, l’archivage gagne en cohérence, et les décisions stratégiques sont collectées de manière fiable, avec un temps de réaction optimisé. CODEC SA aborde désormais ses conseils avec une confiance renforcée dans la précision et la sécurité du traitement de ses données.

Votre conseil d’administration rédige encore ses PV à la main ? Découvrez Notezilla, ou l’étude de cas actera sur la génération automatisée d’actes notariés.