Le choix se joue sur trois critères, et pas sur la longueur des listes de fonctionnalités : où vos enregistrements sont stockés et traités, ce que l’outil produit réellement (un compte rendu ou un procès-verbal), et ce que son éditeur accepte d’écrire noir sur blanc. Au 9 août 2026, sur les sept outils examinés ici, trois produisent un procès-verbal structuré avec ordre du jour et gabarit de l’organisation, quatre produisent des comptes rendus et des notes. Trois annoncent un hébergement et un traitement en Suisse, et ce sont les trois éditeurs suisses du panel.
Les comparatifs d’outils de procès-verbal qui remontent en tête des recherches francophones alignent à peu près les mêmes noms, américains pour la plupart, et n’en citent aucun qui soit hébergé en Suisse. Pour une équipe commerciale, cette liste est utile. Pour un secrétaire communal ou pour un gestionnaire qui prépare une assemblée de trente copropriétaires, elle passe à côté des deux questions qui décident vraiment, le lieu de traitement des données et la forme du document produit.
Comment ce comparatif a été établi
Les sept outils ont été relevés le 9 août 2026 sur les pages publiques de leurs éditeurs, pages tarifaires et pages sécurité comprises. La règle que nous nous sommes fixée tient en une ligne : rien n’est écrit ici qui ne figure sur une de ces pages. Quand une information manque, la mention « non documenté publiquement » remplace la déduction, et c’est une information en soi. Un éditeur qui ne dit pas où sont ses serveurs a choisi de ne pas le dire.
Un biais doit être posé d’entrée. Notezilla est notre produit. Ce que nous en écrivons vient de nos propres pages, exactement comme ce que nous écrivons des six autres vient des leurs. Lisez ce comparatif en le sachant, et vérifiez les six autres à la source, d’autant que ces pages se réécrivent sans historique. Un tarif ou une mention d’hébergement peut avoir changé depuis notre relevé.
Les critères qui comptent vraiment pour une commune ou une régie
Où sont stockées et traitées les données
C’est le critère éliminatoire, et il se vérifie en deux temps, parce que le stockage et le traitement ne sont pas la même chose. Fireflies documente ainsi une option de stockage en Union européenne, réservée au plan Enterprise, tout en précisant que le traitement, lui, reste aux États-Unis.
Le droit applicable compte autant que la géographie. Suisse Notes écrit « Pas de CLOUD Act, pas de Patriot Act, uniquement le droit suisse ». Cette question se tranche document par document plutôt qu’organisation par organisation, et nous la détaillons sur la page où vont vos données.
Ce qui sort de l’outil, un compte rendu ou un procès-verbal
C’est la ligne de partage la plus utile du panel, et celle que les comparatifs généralistes ignorent. Un compte rendu résume une réunion et en extrait des actions. Un procès-verbal suit un ordre du jour numéroté, sépare les décisions de la discussion qui les a précédées, et sort dans le gabarit de l’organisation avec ses en-têtes. Les deux se ressemblent à l’écran et ne s’utilisent pas du tout de la même façon.
Trois outils du panel produisent explicitement le second, et ce sont Suisse Notes, mediaparl et Notezilla. Les quatre autres produisent des comptes rendus. Attention à un faux ami sur ce point, les « Custom Summary Templates » de Fireflies sont des modèles de résumé, rédigés par instruction ou par exemple fourni, et non un gabarit Word portant vos en-têtes.
La langue, et laquelle exactement
Un compte de langues ne dit pas grand-chose. Leexi annonce plus de 150 langues, Fireflies plus de 100, Suisse Notes plus de 50, Notezilla le français, l’allemand, l’italien et l’anglais notamment. Otter en annonce six (anglais, espagnol, français, allemand, japonais, chinois), ce qui suffit pour une séance en français mais exclut l’italien et le suisse allemand.
Ce qui compte pour une séance suisse, ce sont les langues réellement parlées autour de la table. Suisse Notes revendique la reconnaissance des principaux dialectes suisses, zurichois, bernois, bâlois et valaisan. L’outil mediaparl est le seul du panel à revendiquer le romanche, à côté de l’allemand, du français, de l’italien et du dialecte suisse.
Le public auquel l’éditeur s’adresse
Ce critère paraît mou et il est très parlant. L’outil mediaparl s’adresse nommément aux parlements et aux collectivités, villes, communes, cantons et grands conseils. Suisse Notes liste l’administration, le secteur médical, le droit et la justice. Noota et Leexi, eux, écrivent pour la vente, le recrutement et le conseil, et ne documentent aucun segment public.
Ce que l’éditeur accepte d’écrire
Dernier critère, et le plus révélateur à la lecture, parce que deux formulations proches n’engagent pas de la même façon. Leexi écrit travailler « conformément au RGPD et la norme ISO 27001 », ce qui n’est pas une certification. Noota écrit se préparer activement aux certifications ISO 27001 et SOC 2 Type II, avec un calendrier d’audit annoncé pour le second semestre 2025, calendrier que la page affichait encore en août 2026. Ni l’un ni l’autre ne se dit certifié, et il ne faut pas les lire comme s’ils l’avaient dit.
Deux éditeurs du panel ne publient pas leur raison sociale sur les pages consultées, Noota et Leexi. Les deux éditeurs suisses concurrents publient la leur avec leur adresse : Suisse IT GmbH à Berikon pour Suisse Notes, recapp IT AG à Viège pour mediaparl.
Les trois familles d’outils
Les assistants de réunion généralistes
Fireflies et Otter appartiennent à la même famille. Ils transcrivent, résument, extraient des actions à suivre, s’intègrent aux outils de vente, et le procès-verbal n’est pas leur sujet. Fireflies se présente d’ailleurs comme un assistant pour les réunions, les courriels, la messagerie et le CRM. Ni l’un ni l’autre ne documente d’ordre du jour, de décision formelle ou de vote.
Sur les données, Fireflies est le plus explicite du panel, et ce qu’il explicite est aussi le plus contraignant pour une administration suisse : un stockage et un traitement aux États-Unis par défaut, sur AWS et Google Cloud. Otter décrit un chiffrement AES-256 sur AWS S3 et une certification SOC 2 Type II, mais ne documente sur ses pages publiques ni la localisation de ses serveurs, ni aucune option de résidence des données en Europe.
Les outils européens de compte rendu
Noota et Leexi hébergent en Europe et écrivent en français, ce qui les rend séduisants vus de Suisse romande. Leexi annonce un stockage et un transit des données en France. Noota décrit une infrastructure Google Cloud dans des centres européens situés en France, en Belgique et aux Pays-Bas, tandis qu’une autre phrase de la même page annonce des serveurs situés en France, et il est le seul du panel à publier une durée de conservation.
Leur limite pour une commune ou une régie n’est pas l’hébergement, c’est le document. Leur vocabulaire est celui du compte rendu, du résumé et de la grille d’évaluation. Aucun des deux ne documente d’ordre du jour, de décision formelle ni de vote, et Leexi ne documente pas de gabarit Word.
Les outils suisses de procès-verbal
Trois outils restent, et ce sont ceux qu’aucun comparatif francophone ne cite.
Suisse Notes, édité par Suisse IT GmbH à Berikon, est le plus proche de Notezilla sur le terrain du document. Il nomme le procès-verbal formel avec ordre du jour, décisions et résultats de vote, accepte vos modèles Word ou PDF, annonce un chiffrement TLS 1.3 et AES-256, et propose une exploitation sur site. Ses tarifs sont publiés sur son site.
mediaparl, édité par recapp IT AG à Viège, est le plus institutionnel des sept. Il est écrit pour les parlements, gère l’ordre du jour avant, pendant et après la séance, produit au choix des résumés ou un procès-verbal des paroles mot à mot, s’interface avec CMI et avec le système de gestion des affaires de 4teamwork, et conserve des archives audio et vidéo consultables par recherche. Ses tarifs sont publiés sur son site, à l’usage ponctuel comme au forfait annuel.
Notezilla est notre produit. Il transforme l’enregistrement d’une séance en procès-verbal mis en page dans votre gabarit Word, reprend la numérotation de vos points, sépare les décisions de la discussion, attribue les prises de parole à chaque intervenant, et traite les fichiers sur des serveurs suisses, sous droit suisse, sans transmission à des tiers. Vos documents ne servent à entraîner aucun modèle. Le tarif n’est pas publié, il est chiffré pendant l’audit et écrit dans la proposition.
Les deux tableaux
Un tableau unique aurait mélangé des questions qui ne se posent pas au même moment de la décision.
Où vivent les données
| Outil | Ce que l’éditeur écrit | Certifications affichées |
|---|---|---|
| Notezilla | Stockage et traitement en Suisse, droit suisse, sans transmission à des tiers | Non documentées |
| Suisse Notes | Stockage et traitement exclusivement en centres de données suisses, exploitation sur site en option | Non documentées, chiffrement TLS 1.3 et AES-256 annoncé |
| mediaparl | Données en Suisse, centres de données suisses certifiés ISO 27001 | ISO 27001 sur les centres de données |
| Noota | Google Cloud, centres européens en France, Belgique et Pays-Bas, et ailleurs sur la même page des serveurs situés en France | ISO 27001 et SOC 2 Type II annoncées en préparation |
| Leexi | Stockage et transit des données en France | Travail annoncé « conformément au RGPD et la norme ISO 27001 », sans mention de certification |
| Fireflies | Stockage et traitement aux États-Unis par défaut, stockage en Union européenne réservé au plan Enterprise, traitement toujours américain | SOC 2 Type II, RGPD, HIPAA sur Enterprise |
| Otter | Localisation non documentée sur les pages publiques consultées | SOC 2 Type II, politiques fondées sur le cadre ISO 27001/2 |
Ce que produit l’outil
| Outil | Type de document | Gabarit de l’organisation | Ordre du jour et votes |
|---|---|---|---|
| Notezilla | Procès-verbal structuré | Votre gabarit Word, vos en-têtes | Numérotation de vos points, décisions séparées de la discussion, votes et résultats repris quand ils sont annoncés à l’oral |
| Suisse Notes | Procès-verbal formel | Vos propres modèles Word ou PDF | Ordre du jour, décisions et résultats de vote nommés explicitement |
| mediaparl | Protocole, en résumé ou mot à mot | Modèles Word | Saisie de l’ordre du jour, reconnaissance des points et des intervenants |
| Noota | Compte rendu et résumé | Import de vos modèles | Non documenté |
| Leexi | Compte rendu et résumé | Non documenté | Non documenté |
| Fireflies | Transcription, notes et actions | Modèles de résumé, pas de gabarit d’organisation | Non documenté |
| Otter | Transcription, résumé et notes | Non documenté | Non documenté |
Ce qu’il faut regarder dans une grille tarifaire
Les montants publiés changent sans préavis et nous ne les recopions pas ici. Ce qui ne périme pas, c’est la façon de lire une grille, et trois points suffisent à départager deux offres qui paraissent au même prix.
L’unité de facturation d’abord. Certains éditeurs facturent au siège ou à l’utilisateur nommé, d’autres à l’heure de séance traitée, d’autres encore par forfait annuel. La même grille revient cher à une régie où plusieurs gestionnaires touchent l’outil de temps en temps, et bon marché à un secrétariat où une seule personne rédige tout.
Ce qui est inclus ensuite, et dans quelle unité. Un quota se compte tantôt en minutes de transcription, tantôt en heures de séance, tantôt en nombre de documents. Regardez surtout ce qui se passe au dépassement, facturation à l’unité ou passage forcé à la formule supérieure.
Le pic enfin, et non la moyenne. Une régie concentre en pratique ses assemblées de copropriétaires sur quelques semaines de printemps, une commune voit ses séances se multiplier à la période du budget. Une offre qui tient sur une moyenne annuelle peut sauter au mois le plus chargé, et c’est ce mois-là qu’il faut chiffrer.
Le reste se demande par écrit, parce qu’il figure rarement sur la page tarifaire, paramétrage de vos gabarits, reprise de votre numérotation, formation des utilisateurs et durée de conservation des enregistrements.
Ce que les autres font mieux
Un comparatif dont l’auteur gagne sur toutes les lignes ne mérite pas d’être lu. Voici les lignes où Notezilla ne gagne pas.
Suisse Notes et mediaparl publient leurs prix, nous non. C’est un désavantage réel à l’achat, parce qu’un secrétaire communal qui prépare un budget veut un ordre de grandeur avant de nous appeler. Nous chiffrons pendant l’audit et nous l’écrivons dans la proposition, ce qui suppose une conversation d’abord.
mediaparl s’interface avec les systèmes de gestion des affaires, revendique le romanche, et affiche une certification ISO 27001 sur ses centres de données. Il documente des interfaces vers CMI et vers le système de 4teamwork, et permet d’importer les ordres du jour et les locuteurs depuis l’outil de gestion. Nous ne documentons pas d’interface équivalente, nous annonçons quatre langues notamment, et nous ne publions aucune certification.
Fireflies et Otter sont plus larges sur la langue et sur les intégrations. Plus de 100 langues pour le premier, un écosystème d’intégrations dense pour les deux. Si votre besoin est le suivi commercial de réunions en visioconférence et non le procès-verbal d’une séance délibérante, ils font mieux ce travail.
Noota publie une durée de conservation, nous non. D’un jour à trois ans selon les options, c’est une information qu’aucun autre éditeur du panel ne donne, et c’est exactement le genre de ligne qu’un conseiller à la protection des données réclame.
Ce que personne ne documente
Quatre trous traversent le panel entier, et il faut les traiter comme des trous et non comme des égalités. Aucun des sept éditeurs ne publie de mesure reproductible de la précision de transcription en français de Suisse romande. Aucun ne documente le comportement de son moteur quand plusieurs personnes se coupent la parole, ce qui est pourtant la difficulté réelle du domaine. Aucun n’indique quel moteur de reconnaissance vocale ni quel modèle de langue il emploie, ni chez quel fournisseur. Et un seul, Noota, publie une durée de conservation des données.
Si un éditeur vous annonce un pourcentage de précision, demandez-lui sur quel corpus il a été mesuré et par qui. Nous n’en publions pas, pour cette raison exactement.
Comment choisir, dans l’ordre
Écrivez d’abord ce que vous devez produire. Un procès-verbal de séance délibérante, un compte rendu de comité de direction et un résumé d’entretien commercial ne demandent pas le même outil, et ce seul choix élimine quatre des sept. Si c’est un procès-verbal de conseil d’administration qu’il vous faut, sa forme et sa circulation restreinte ajoutent leurs propres contraintes.
Tranchez ensuite la question de l’hébergement, document par document. Une commune peut préparer un courrier de service avec un outil du marché et traiter ses délibérations sur une infrastructure suisse. Cette question se règle avant le premier fichier traité, pas après, et c’est l’un des premiers points d’un audit et accompagnement.
Regardez enfin le document, pas l’interface. Toutes ces applications se ressemblent à l’écran. Ce qui les sépare, c’est le fichier Word qui arrive à la fin, avec vos en-têtes, votre numérotation et votre vocabulaire de métier (préavis, dicastère, quote-part, fonds de rénovation). Notre guide de l’automatisation des procès-verbaux détaille la chaîne complète, de l’enregistrement à la relecture.
À quoi cela ressemble chez deux clients
Chez Régie Châtel SA, société immobilière établie en Suisse romande, le déploiement a commencé par le recensement des formats de procès-verbal en vigueur, puis par un modèle par type d’assemblée (décision, restitution, extraordinaire) reprenant la charte graphique de la régie. Chez Bobst Immobilier, huit collaborateurs travaillent sur le même compte, avec des modèles communs qui vivent dans le compte plutôt que sur le poste de chacun.
Ces deux dossiers disent la même chose sous deux angles. Ce qui se règle en réalité, ce n’est pas la transcription, c’est la forme du document et son homogénéité d’une séance à l’autre. Du côté des collectivités, nous avons réuni les cas d’usage de l’IA déjà en service dans des communes romandes, procès-verbaux compris.
En résumé
Sur les sept outils examinés, quatre produisent des comptes rendus et trois produisent des procès-verbaux. Ces trois derniers sont suisses, et ce sont ceux que les comparatifs francophones ne citent pas. Entre eux, la question n’est plus l’hébergement, qui est acquis dans les trois cas, mais la forme du document, le vocabulaire de votre métier et la façon dont l’outil se cale sur vos habitudes.
C’est précisément le travail que nous menons avec les communes et les collectivités et avec les régies et les gérances, en partant de vos gabarits et de vos types de séance pour y régler Notezilla. Parlons-en lors d’une première rencontre gratuite, prenez contact et nous vous répondons sous 24 à 48 h.