Des PVs de co-propriété automatisés

Régie Chatel, société immobilière reconnue en Suisse romande, administre un portefeuille varié de PPE (propriétés par étage) et organise régulièrement des assemblées générales, tant ordinaires qu’extraordinaires.
Jusqu’ici, la rédaction des procès-verbaux représentait une tâche répétitive, chronophage et exigeante en rigueur légale – avec une mise en forme variable selon le type de séance.

Pour améliorer l’efficacité de ses processus, garantir l’uniformité des documents et réduire les délais de diffusion aux copropriétaires, Innovatim a déployé Notezilla, une solution suisse de transcription et de génération automatisée de PV, respectueuse de la LPD et du RGPD.

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1. Collecte et préparation des modèles existants

• Recensement des formats de PV en vigueur (assemblées décisionnelles, informatives, extraordinaires).
• Analyse des styles de mise en page, mentions légales et spécificités propres à la gestion de PPE de la régie.

2. Mise en place technique de l’audio

• Installation d’un dispositif discret composé d’un dictaphone et de micros directionnels pour une captation claire des échanges.
• Garantir une qualité sonore optimale, même dans les salles de réunion les plus vastes.

3. Paramétrage des templates personnalisés

• Création de modèles spécifiques à chaque type d’assemblée (décision, restitution, extraordinaire, etc.).
• Reprise intégrale de la charte graphique et de l’identité visuelle de la Régie Chatel pour des documents cohérents et professionnels.

4. Transcription et génération automatiques

• Identification automatique des intervenants (président, copropriétaires, gestionnaire).
• Segmentation en sections juridiques normées (décision, délibération, vote, résolutions).
• Production instantanée de PV finalisés, prêts à être signés et archivés en toute conformité.

5. Hébergement sécurisé et conformité légale

• Traitement 100 % suisse, stockage sécurisé et accès restreint.
• Conformité stricte avec la législation suisse et européenne en matière de protection des données.

Votre régie passe des heures sur ses PV ? Découvrez Notezilla.immob pour les régies immobilières, ou voyez comment Assumob génère ses PV de PPE en un clic.